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新闻发布会教你操作方案

新闻发布会    2010-10-27     阅读:4838 次

  新闻发布会操作方案

  一、会前准备

  1、新闻发布会前期广告准备。

  报纸软文、网站广告、市场横幅,提前一星期投放市场。

  2、公关邀请

  负责媒体邀请和政府领导、学术人员等嘉宾的邀请。

  3、新闻发布会需用物品准备。

  (1)、会场外部

  ·酒店广场——拱门(1座)+横幅(1条)+小型庆典气球(2只)+垂幅(2条);

  ·酒店正门——告示牌(1只,酒店提供设备,需自行设计)+大型X展架(2个);

  ·一楼电梯口——告示牌(1只,酒店提供,需自行设计)+大型X展架(2个);

  ·会场门口——花篮(数量根据发布会邀请嘉宾人数确定)

  (2)、会场内部:

  ·正面大型喷绘背景(1幅,6m*2.6m);

  ·右侧投影屏(1个);

  ·大型X展架(10个);

  (3)、会议用品:

  ·桌椅、签到台、与会人员台签;

  ·摄影器材、音箱、话筒(需要多个)等设备(要求酒店提供);

  ·笔记本电脑;

  ·饮用水、水果、纸笔、会议流程单;

  ·嘉宾礼花、开幕礼炮;

  ·手提袋、宣传单页、四折页、宣传片光盘;

  ·礼品、媒体润笔费;

  ·主持人及迎宾小姐服装(旗袍或礼服);

  4、资料准备。

  (1)、视频资料

  (2)、稿件资料

  ·会议邀请函;

  ·会议流程单;

  ·会议开幕词;

  ·会议主持稿;

  ·嘉宾发言稿

  ·媒体新闻通稿;

  (3)、广告材料

  ·手提袋、宣传单页、四折页、产品说明书等资料;

  5、人员分工

  (1)、会前筹备小组:

  ·酒店联系

  ·政府、媒体的联系及公关

  ·会议场景主体设计

  ·会议流程表、主持稿设计

  ·会议视频材料策划、制作

  ·会议主持稿、董事长或总经理致词、嘉宾发言

  ·各类宣传品设计

  ·各类宣传品制作、物品运输、会场布置

  (2)、会议服务小组:

  ·礼仪迎宾小组

  ·签到接待及物品管理小组

  ·技术支持小组

  ·会场服务小组

  ·会议摄影小组

  ·会场布置及物品运输小组

  (3)、意外处理小组:

  二、会中控制

  1、人员接待。

  (1)派专人负责嘉宾接待,为其戴礼花和让其签名写祝词。

  注意:因为发布会不可能做到人人对号入座,且位置数肯定多于邀请人数,所以媒体人员和一些没有固定位置的与会人员到来的时候需要引导性的让他们做到前面去,避免会议开始的时候人都坐在后面,造成前面部分位置空缺。

  (2)派专人负责媒体接待,发放新闻通稿和会议流程单。

  注意:媒体人员的签到问题。媒体人员一般都会很杂乱且不可能都认识,另外每个媒体人员都需要发放一笔红包,所以签到非常重要,一来为以后新闻追踪作准备,二来避免一些只为索取红包的事情发生。

  2、摄影分工。

  做到分工明确。事先做好拍摄主题列表,派专人负责拍摄。比如后期新闻要用的:演讲嘉宾发言时照片;会场开幕照片;视频演示时照片;媒体提问时照片;会后嘉宾合影;员工集体合影;

  3、会议控制。

  (1)、施放礼花的问题。转动式礼花比较难放,可能出现无法第一时间施放问题,事先说明不能在第一时间施放的情况下就停止施放,防止施放时间不统一的情况发生;

  (2)、派专人与主持人作紧密地联系,出现未列入名单的嘉宾、媒体人员到场的时候,主持人有准备对主持稿作适当修改;

  (3)、媒体润笔费的发放。绝对不能在一开始就发送出去,避免部分媒体人员过早的离开会场,也可以防止部分骗子冒充记者的事情发生。

  (4)、安排重要媒体在会后作专访。

  三、会后跟进

  1、媒体跟踪。

  搜集所有发布会后媒体的新闻发布情况。联系一些未参加发布会但发布会后可能对此新闻有兴趣的重要媒体作专访节目。

  2、公司内部制作相关内刊、报纸,统一今后的热炒点。

  3、后续广告的投放。电视广告、公交车车身、车尾广告、网站广告、户外广告等。

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